Zwischenzeugnis anfordern: Vorlagen für deine Anfrage

Wie forderst du ein Zwischenzeugnis an?

Bitte deine Führungskraft oder die Personalabteilung per E-Mail um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis. Nenne kurz den Anlass und frage nach einem passenden Fertigstellungstermin. Mit „qualifiziert“ sagst du ausdrücklich, dass auch deine Leistung und dein Verhalten bei der Arbeit beurteilt werden sollen.

Zum Einstieg reicht zum Beispiel: „Anlässlich meines Wechsels in die Auftragsplanung bitte ich Sie um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis für meine bisherige Tätigkeit. Können wir besprechen, bis wann es vorliegen kann?“ Wenn der Betrieb einen Antrag im Personalportal vorsieht, nutze diesen Weg. Die Angaben aus unseren vollständigen E-Mail-Vorlagen kannst du dafür übernehmen.

Ein Zwischenzeugnis beschreibt deine Arbeit, während dein Arbeitsverhältnis weiterläuft. Du kannst damit bei einer Bewerbung zeigen, welche Aufgaben du bereits übernimmst. Ein einfaches Zeugnis enthält dagegen im Wesentlichen Angaben zur Beschäftigungsdauer und zur Art deiner Tätigkeit. Den Unterschied erläutert die IHK Schwaben zu den Zeugnisarten.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für ein Zwischenzeugnis?

Ein Wechsel im Arbeitsalltag ist ein guter Moment, die bisherige Arbeit festzuhalten. Deine Führungskraft kennt noch die Projekte und Aufgaben, die ihr gemeinsam bearbeitet habt. Später kann es aufwendiger werden, diese Informationen zusammenzutragen.

Bitten kannst du jederzeit. Für einen durchsetzbaren Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist regelmäßig ein berechtigter Anlass erforderlich. Arbeits- oder Tarifverträge können dazu eigene Regelungen enthalten. Ein Führungswechsel oder eine wesentliche Änderung deiner Aufgaben gehören zu den anerkannten Anlässen. Die IHK Rhein-Neckar erklärt die Grundlage des Zwischenzeugnisses.

Wähle in deiner Anfrage den Anlass, der tatsächlich auf dich zutrifft. Ein erfundener Abteilungswechsel macht die Bitte unnötig kompliziert. Wenn du einfach eine aktuelle Dokumentation möchtest, kannst du das offen als Wunsch formulieren.

Zwischenzeugnis anfordern: drei E-Mail-Vorlagen

Die folgenden Texte sind eigene Muster für unterschiedliche Situationen. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und passe die Anrede an euren Umgang im Betrieb an. Eine kurze, konkrete Nachricht genügt. Du brauchst dafür kein förmliches Schreiben mit mehreren Gesetzesverweisen.

Vorlage 1: Deine Führungskraft verlässt das Team

Mit dieser Anfrage hältst du die bisherige Zusammenarbeit fest. Schicke sie möglichst so früh, dass die zuständige Person noch an der Beurteilung mitwirken kann.

Vorlage 2: Du wechselst in einen neuen Aufgabenbereich

Hier geht es darum, die bisherige Rolle vollständig zu beschreiben. Nenne deshalb auch, welche Tätigkeit das Zeugnis abdecken soll.

Vorlage 3: Du möchtest deine berufliche Entwicklung dokumentieren

Diese freundliche Bitte passt, wenn du keinen konkreten betrieblichen Wechsel nennen möchtest. Sie setzt auf eine freiwillige Ausstellung. Falls du einen Anspruch geltend machen musst, kommt es auf deinen tatsächlichen Anlass und die für dich geltenden Regelungen an.

Vorbereitungshilfe: Welche Angaben braucht der Betrieb?

Mit einer kurzen Aufgabenübersicht hilfst du dabei, deine Arbeit vollständig zu erfassen. Gerade Tätigkeiten, die erst nach und nach dazugekommen sind, fehlen sonst leicht. Nimm deine Stellenbeschreibung, Projektliste oder frühere Gesprächsnotizen als Gedächtnisstütze.

Das folgende Beispiel begleitet die fiktive Mitarbeiterin Jana. Sie arbeitet in der Auftragsbearbeitung und wechselt nun intern in die Planung. Die Angaben sind erfunden und zeigen, wie konkret eine solche Übersicht aussehen kann.

Übertrage diese fünf Punkte auf deine eigene Arbeit. Beschreibe bei einem Projekt, was du selbst übernommen hast. „Beim Umzug der Werkstatt mitgearbeitet“ lässt vieles offen. „Die Werkzeugbestände erfasst und die Übergabeliste für zwei Arbeitsplätze erstellt“ macht den eigenen Anteil sichtbar.

Die Bewertung deiner Leistung übernimmt der Arbeitgeber. Deine Übersicht liefert die Tatsachen dafür. Wenn du deine Aufgaben erst noch sortieren möchtest, hilft dir auch die Agenda zur Gesprächsvorbereitung.

Was sagst du, wenn nach einem geplanten Jobwechsel gefragt wird?

Eine Anfrage kann Rückfragen auslösen. Bereite deshalb einen Satz vor, der deinen tatsächlichen Anlass erklärt. Bei einem Führungswechsel kannst du bei der bisherigen Zusammenarbeit bleiben: „Mir ist wichtig, dass die Aufgaben aus unserer gemeinsamen Zeit vollständig festgehalten werden.“

Wenn du dich beruflich neu orientieren möchtest, ist auch das ein möglicher Anlass. Das Landesarbeitsgericht Köln hat am 4. März 2026 in einem solchen Fall einen Anspruch bestätigt. Der Beschäftigte musste nicht mitteilen, ob er bereits Bewerbungen verschickt hatte. Das Gericht verlangte weiterhin einen triftigen Grund und ließ die Revision zu. Die Entscheidung zum Zwischenzeugnis bei beruflicher Neuorientierung beschreibt den konkreten Fall.

Du könntest wahrheitsgemäß formulieren: „Ich prüfe meine beruflichen Möglichkeiten und möchte dafür eine aktuelle Beschreibung meiner Aufgaben und Leistungen haben.“ Welche Betriebe du interessant findest, gehört nicht in die erste Anfrage. Für deine eigene Planung kannst du anschließend im Ratgeber Berufliche Neuorientierung verschiedene Richtungen vergleichen.

Wie fragst du nach und worauf achtest du im fertigen Zeugnis?

Vereinbare möglichst einen Termin, statt die Bearbeitung offen zu lassen. Eine allgemeingültige gesetzliche Frist von etwa 14 Tagen gibt es dafür nicht. Die IHK Rhein-Neckar nennt den Umfang der Tätigkeit und die Umstände im Betrieb als Faktoren der Bearbeitungszeit.

Ist der besprochene Zeitpunkt verstrichen, knüpfe an deine erste Anfrage an: „Am [Datum] hatte ich um mein Zwischenzeugnis gebeten. Wir hatten dafür [Termin] vorgesehen. Können Sie mir bitte den aktuellen Stand und einen neuen Fertigstellungstermin nennen? Falls noch Angaben fehlen, ergänze ich sie gerne.“

Lies das fertige Dokument zuerst auf Vollständigkeit. Stimmen dein Name, der Beschäftigungsbeginn und die verschiedenen Positionen? Sind deine wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche enthalten? Enthält das gewünschte qualifizierte Zeugnis auch eine Beurteilung von Leistung und Verhalten? Markiere konkrete Fehler, damit du sie gezielt ansprechen kannst.

Fehlt bei Jana beispielsweise die Einarbeitung neuer Kollegen, könnte sie schreiben: „Bitte ergänzen Sie die Einarbeitung neuer Beschäftigter in die Auftragserfassung. Diese Aufgabe übernehme ich seit Februar 2025.“ So ist klar, welcher Teil der Tätigkeitsbeschreibung geändert werden soll.

Wird die Ausstellung trotz eines aus deiner Sicht berechtigten Anlasses abgelehnt, bitte zunächst um die Begründung. Mit Anfrage, Antwort und Arbeitsunterlagen kannst du dich an den Betriebsrat, deine Gewerkschaft oder eine arbeitsrechtliche Beratung wenden. Für deine nächste Bewerbung hilft dir dann der Ratgeber Bewerbung als Quereinsteiger, deine Erfahrung auf die neue Aufgabe zu beziehen.

Häufige Fragen

Diese Antworten klären typische Fragen zur Anfrage. Die Vorlagen oben kannst du anschließend an deinen konkreten Anlass anpassen.