Mitarbeitergespräch vorbereiten: Mit einer klaren Agenda ins Gespräch

Wie bereitest du ein Mitarbeitergespräch sinnvoll vor?

Wähle zwei oder drei Anliegen, die du wirklich besprechen möchtest. Sammle dazu konkrete Situationen und überlege, was sich daraus für die weitere Arbeit ergeben soll. So kannst du deinen Beitrag zeigen, Schwierigkeiten erklären und einen Wunsch formulieren.

Frage vorab nach dem Ziel des Termins und den vorgesehenen Themen. Geht es um einen Rückblick, die Zusammenarbeit oder die Planung neuer Aufgaben? Manche Betriebe haben dafür eigene Bögen. Lies sie durch und nutze unsere Agenda ergänzend für deine persönliche Vorbereitung.

Nimm Kalender, Aufgabenliste oder abgeschlossene Projekte als Gedächtnisstütze. Welche Aufgabe hast du gut gelöst? Wo fehlt dir eine Information oder ein Arbeitsmittel? Was würdest du gerne lernen? Notiere erst deine Beobachtungen und wähle danach aus, welche Punkte im Gespräch den größten Unterschied machen könnten.

Wenn du eine Gehaltsanpassung besprechen möchtest, findest du im Ratgeber Gehaltsverhandlung einen Beispielverlauf und ein eigenes Vorbereitungsblatt.

Wenn du gleich beginnen möchtest, kannst du zur eigenen Gesprächsagenda springen. Das folgende Beispiel zeigt dir vorher, wie konkret deine Notizen werden können.

Beispiel: aus allgemeinen Wünschen eine Gesprächsagenda machen

Für diesen Artikel begleiten wir die fiktive Mitarbeiterin Nora aus der Auftragsbearbeitung. Sie hat eine gemeinsame Übersicht offener Bestellungen eingeführt. Gleichzeitig kommen kurzfristige Änderungen oft so spät bei ihr an, dass sie Kunden erneut kontaktieren muss. Sie möchte die Übergaben verbessern und ein weiteres Aufgabenfeld kennenlernen.

Die Notizen zeigen, was Nora selbst getan hat und wo sie Unterstützung braucht. Damit kann ihre Führungskraft an konkreten Abläufen anknüpfen. Ein Satz wie „Die Kommunikation muss besser werden“ würde noch offenlassen, welche Situation verändert werden soll.

Wie sprichst du über deine Leistungen und Erfolge?

Wähle einen Beitrag aus, den du erklären kannst. Beschreibe die Aufgabe, deinen eigenen Anteil und das Ergebnis. Dafür brauchst du keine große Umsatzsteigerung. Auch ein sauber gelöster Kundenfall, eine verlässliche Vertretung oder eine verständliche Arbeitsanleitung kann für das Team wertvoll sein.

In unserem Beispiel könnte Nora sagen: „Bei offenen Bestellungen mussten wir häufig erst nachfragen, wer zuletzt mit dem Kunden gesprochen hatte. Ich habe dafür eine gemeinsame Übersicht angelegt und mit dem Team besprochen, welche Angaben wir eintragen. Bei einer Übergabe können wir jetzt dort den Bearbeitungsstand nachlesen.“

Du kannst ergänzen, was du dabei gelernt hast und welche Aufgabe du gerne vertiefen möchtest. Wenn du Zahlen nennst, sollten sie nachvollziehbar sein. Ein konkretes Beispiel ohne Prozentwert erklärt deinen Beitrag oft besser als eine geschätzte Leistungssteigerung.

Bitte auch um Rückmeldung: „Wie nehmen Sie meine Arbeit bei den Übergaben wahr?“ oder „Bei welcher Aufgabe sollte ich als Nächstes sicherer werden?“ So erfährst du, welche Beobachtungen dein Gegenüber mitbringt.

Wie formulierst du Kritik oder eine Schwierigkeit?

Beschreibe eine beobachtete Situation, ihre Auswirkung und deinen Vorschlag. Damit machst du verständlich, worüber ihr entscheiden könnt. Bleibe bei dem Ablauf, den du selbst erlebt hast, und erkläre, was du für deine Arbeit brauchst.

Wenn dein Gegenüber die Situation anders erlebt hat, frage nach einem konkreten Beispiel. Ihr könnt dann prüfen, ob Informationen fehlen oder ob ihr unterschiedliche Erwartungen an den Ablauf habt. Eine mögliche Rückfrage lautet: „An welchem Auftrag ist Ihnen das aufgefallen?“

Auch bei Kritik an deiner Arbeit hilft diese Klärung. Auf „Sie brauchen zu lange“ kannst du fragen, welche Aufgabe gemeint ist, welches Ergebnis erwartet wurde und welche Zeit dafür vorgesehen war. Danach lässt sich besprechen, ob du mehr Übung, klarere Prioritäten oder Unterstützung brauchst.

Wie besprichst du neue Aufgaben und Weiterbildung?

Verbinde deinen Lernwunsch mit einer Tätigkeit, die du künftig übernehmen möchtest. Statt nur nach „einer Weiterbildung“ zu fragen, kannst du erklären, welche Aufgabe dich interessiert und an welchem Punkt du noch Anleitung brauchst.

Nora möchte einfache Aufträge selbstständig abschließen. Dafür könnte sie vorschlagen, zunächst einige Fälle gemeinsam mit einer erfahrenen Kollegin zu bearbeiten. Im Gespräch wird geklärt, welche Fälle geeignet sind, wer sie begleitet und wann beide Zeit dafür haben. Ein Kurs wäre dann sinnvoll, wenn dafür noch bestimmte Kenntnisse fehlen.

Wenn neue Aufgaben vorgeschlagen werden, sprich auch über die nötigen Mittel und deine bisherigen Aufgaben. „Was soll dafür zunächst zurückstehen?“ ist eine hilfreiche Frage, wenn die verfügbare Zeit bereits verplant ist. Ein Entwicklungsziel sollte sich im Arbeitsalltag umsetzen lassen.

Auch das Gehalt kannst du als eigenes Anliegen nennen. Frage bei der Terminplanung, ob dafür Zeit vorgesehen ist und wer darüber entscheiden kann. Bereite einen solchen Wunsch anhand deiner Aufgaben und Verantwortung vor. Für die erste Orientierung findest du typische Berufsgehälter im Gehalt-Check.

Was hältst du am Ende des Mitarbeitergesprächs fest?

Notiere, was vereinbart wurde, wer den nächsten Schritt übernimmt und wann ihr wieder darauf schaut. Kläre dabei auch, welche Unterstützung zugesagt wurde. Deine persönliche Zusammenfassung hilft dir, die Umsetzung im Blick zu behalten.

Im fiktiven Beispiel könnte das Ergebnis so aussehen: „Die Teamleitung bespricht die Übergaberegeln beim nächsten Teamtermin. Nora ergänzt anschließend die gemeinsam beschlossenen Angaben in der Übersicht. Nach zwei Wochen prüfen beide an einigen Aufträgen, ob Änderungen rechtzeitig angekommen sind.“

Frage bei offenen Punkten nach: „Was können wir heute vereinbaren und was müssen Sie noch klären?“ Lies ein offizielles Protokoll in Ruhe und sprich Unklarheiten an. Unsere Agenda ist eine persönliche Arbeitshilfe und ersetzt keine betrieblichen Unterlagen.

Deine Vorlage: das Mitarbeitergespräch vorbereiten

Trage deine wichtigsten Gedanken in die Felder ein. Halte die Notizen so kurz, dass du sie im Gespräch schnell überblicken kannst. Über den Druckdialog kannst du die Agenda ausdrucken oder als PDF speichern. Die letzten beiden Felder sind für die Ergebnisse nach dem Gespräch gedacht.

Du möchtest lieber in Word arbeiten oder die leere Agenda von Hand ausfüllen? Dafür gibt es dieselben Leitfragen auch als bearbeitbare Datei.

• Leere Gesprächsagenda herunterladenWord-Datei · DOCX

  Eine eigene Vorlage mit Platz für Anliegen, Beispiele, Vereinbarungen und Rückmeldetermin.

Häufige Fragen

Diese Antworten helfen bei typischen Unsicherheiten vor dem Gespräch. Betriebliche Formulare und besondere Vorgaben besprichst du mit deiner Führungskraft oder der zuständigen Ansprechperson.